Cómo sincronizar el correo electrónico en tu empresa

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Cabecera Cómo sincronizar el correo electrónico en tu empresa

A veces nos encontramos fuera del trabajo y necesitamos buscar la opción más idónea para acceder a la información. Una de ellas es sincronizar el correo electrónico corporativo. 

La aplicación de correo nos ayudará a sincronizar automáticamente y poder estar al tanto de los mensajes de correo de la empresa.
Desde R2 Tecnio te enseñaremos cómo usar la opción de sincronización de tu proveedor de correo electrónico. Así podrás conocer en tiempo real el estado de la bandeja de entrada de la dirección de correo electrónico corporativo. ¡Seguro que te interesa!

¿Qué necesitas para sincronizar el correo electrónico?

Antes de entrar en profundidad debemos explicar los conceptos técnicos. ¿Qué es un ci

Una de las opciones para ello es sincronizar Gmail u otra aplicación de correo electrónico en nuestro terminal. Antes de ello, debemos tener en cuenta diferentes elementos necesarios para iniciar sesión de manera satisfactoria. Para ello, se necesitará: 

  • Actualiza la aplicación de correo electrónico: gracias a ella se corrigen errores. Preferiblemente configúrala para que se actualice de forma automática. 
  • Correo electrónico o email de la empresa: aunque parezca obvio hay veces que nos equivocamos o se nos olvida pedir el correo. Debe estar creada previamente y ya podremos configurarla
  • Contraseña: esta información te la suministrarán en la empresa. 
  • Nombre de usuario: es el nombre que se asocia a la cuenta. Normalmente suele ser la misma que el correo electrónico, aunque para evitar confusiones es mejor preguntar por ella. 
  • Servidor: es la dirección de servidor que gestiona este correo. Este puede variar en función del tipo de protocolo (IMAP o OPO3). También hay que tener en cuenta de si se trata de un servidor de salida o de entrada. Esta información deberá ser proporcionada. 
  • Puerto: debemos conocer el número de puerto. Varía en función al tipo de servidor, tipo de conexión y protocolo utilizado. 
  • Tipo de conexión: se suele utilizar una conexión cifrada o SSL aunque todavía existen casos donde se conectan a través de conexiones no seguras. Debemos asegurarnos de cuál es la que utiliza nuestra cuenta de empresa. 

Estos son los elementos más comunes para configurar el correo corporativo. Pueden existir otras variables y nuestro proveedor deberá detallarnos si debemos cambiarlas. 

Cómo sincronizar el correo electrónico

Si ya tenemos la información y las variables mencionadas en el epígrafe anterior, debemos comenzar a configurar el correo de empresa. Previamente tendrás que pensar si lo harás desde alguna app de móvil o si quieres hacerlo desde un ordenador en tu navegador preferido. 

Para empezar a ello, deberás elegir si el tipo de configuración será automática o manual. Te recomendamos la forma manual porque así deberás ingresar los campos que comentamos anteriormente: email, nombre de usuario y contraseña.

Deberás escoger el servidor de entrada, el tipo de conexión, el puerto y la ruta de servidor de entrada y de salida y la conexión segura o no segura.

A continuación, de mostramos el paso a paso:

Paso a paso:

  1. Ejecuta la aplicación o programa “Email“.
  2. Pulsamos en “Más“ y luego pulsamos en “Nuevo“.
  3. El servidor de email nos preguntará si queremos configurar una cuenta “MS Exchange” u “Otros”. Aquí tendremos que marcar “Otros“.
  4. Aquí es donde debemos introducir el nombre de usuario, email y contraseña
  5. Indicaremos si queremos usar IMAP4 o POP3. Luego pincha en “Siguiente”. 
  6. Deberás indicar el número de puerto en el servidor de correo entrante, suele ser 110 para POP3. También puede pedirnos si queremos usar una comunicación encriptada aunque la dejaremos en “apagado” por defecto. 
  7. Rellena el servidor de correo saliente (SMTP) con el nombre del servidor, dejando el puerto con el número 25. En conexión segura,la dejaremos en “apagado” por defecto. 

Si realizas estos pasos lo más probable es que puedas conectarte con el servidor y este hará las comprobaciones. En caso de que nos dé resultado algún error, el propio asistente nos informará de ello. 

Posibles errores a la hora de sincronizar el correo electrónico

A pesar de que los pasos parezcan simples, a veces algo tan sencillo puede darnos problemas ya que son datos muy específicos. Entre algunos de los errores más comunes suelen ser: 

  • Aprobación certificado seguridad: debemos marcar siempre el uso del certificado de seguridad, si no es así, el correo no funcionará bien.
  • Usar la configuración automática: como te comentamos antes, deberás introducir los valores de forma manual. 
  • Servidor de salida/SMTP: puede que haya fallos en los valores de configuración de esta variable. 
  • Conexión segura y no segura: esto ocurre cuando se deja marcada la casilla del uso de protocolo seguro SSL a un correo electrónico que no está utilizando tal protocolo. 

Por supuesto, el hecho de que configuremos un correo electrónico de empresa es beneficioso para nuestro negocio, nos aporta una imagen profesional y podemos teletrabajar. Por eso es tan importante la configuración correcta. 

Pueden surgir otros problemas a la hora de configurarlo. En ese caso, te recomendamos que cuentes con un servicio de mantenimiento informático para la seguridad de los equipos de tu empresa. Por eso, no dudes en ponerte en contacto con R2 Tecnio. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

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