Google Workspace VS Microsoft 365, ¿Cuál debo escoger?

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funciones de Microsoft 365 y Google Workspace

En la actualidad, tanto Google Workspace como Microsoft 365, se han vuelto muy competitivos y cada día cuesta más decantarse por uno de ellos. Elegir el software de productividad adecuado no es tarea fácil y las opiniones de muchos expertos difieren entre ambas opciones, pero, ¿Cuál es mejor?

Mientras que Microsoft 365 ha sido considerado durante un tiempo el líder de las plataformas de productividad, con el tiempo han aparecido nuevas alternativas atractivas, como Google Workspace. Las funciones que aportan cada una son parecida y dependerá su elección, en mayor parte, de las necesidades de la empresa que de las características del software. Deberás realizar un análisis profundo de la empresa y descubrir cuál puede cubrir mejor las tareas de la misma para decantar la balanza. 

Desde R2 Tecnio realizamos una comparativa de las características y funcionalidades de estas suites para ayudarte a escoger la que mejor se adapte a tu empresa. Sigue leyendo para no perderte nada.

Características de Google Workspace

Google Workspace, antes conocida como Google G Suite, se ha convertido en una opción real como herramienta de productividad para muchos sectores, como el de la educación. Las nuevas necesidades que impuso el teletrabajo llevaron a Google a realizar grandes cambios en su plataforma y pasar a llamarse como la conocemos hoy en día.

De esta forma, permite al usuario integrar en una misma plataforma herramientas como Google Meet, Gmail, Docs, Calendar o Drive. El valor que aporta con estos avances es mejorar la experiencia del usuario en el trabajo y aumentar su productividad. Se impulsan sus herramientas colaborativas para fomentar el trabajo en remoto, facilitando la comunicación, el almacenamiento en la nube o el control para la seguridad informática.

Funciones de Microsoft 365

Microsoft parte con la ventaja de haber sido considerada la mejor herramienta de productividad en el mundo de los negocios. Algunas de las aplicaciones más destacadas que utiliza son Excel, Powerpoint, Word, OneDrive, Power Bi o SharePoint. Microsoft implementó su estrategia llamada Zero Trust para adaptarse a los cambios y tendencias en el panorama actual de la ciberseguridad. De esta forma, presenta su principal ventaja en la seguridad y utiliza herramientas como:

  • Identity Access Management: esta herramienta de seguridad empresarial permite gestionar los controles de autorización en los servicios de la nube mediante una autenticación. Administra el acceso y la identidad en todas las aplicaciones desde una ubicación central. Está diseñada para reducir el tiempo del usuario en la gestión de contraseñas y mantener su productividad.
  • Information Protection: La funcionalidad de Microsoft Information Protection permite monitorear y proteger la información de valor de la empresa y asegurarla independientemente de donde se almacene.
  • Threat Protection: Esta aplicación presenta una solución de respuesta y detección de dominios. Posibilita a las compañías prevenir y detectar amenazas en los entornos de Microsoft. Algunos de ellos podrían ser virus informáticos que posteriormente eliminaría del sistema.

Comparativa Google Workspace vs Microsoft 365

Costes

A simple vista, el precio entre ambas suites es muy parecido. Es por esto por lo que muchos clientes no saben cuál elegir y en numerosos casos nos piden asesoramiento.

  • Google Workspace (G Suite): Los planes constan de precios a partir de 4,68 €/mes por usuario (Básico) y 9,36 €/mes por usuario (Estándar).
  • Microsoft 365: El más básico tiene un coste a partir de 4,20 €/mes por usuario, mientras que la versión estándar tiene un precio de 10,50 €/mes.

Planes

Google cuenta con cuatro planes de edición, mientras que Microsoft cuenta con siete planes para hogar y empresa. Hemos seleccionado los de mayor uso para realizar una comparativa a continuación:

  • Google Business Starter vs Microsoft 365 Empresa Básico:  Las diferencias entre ambos es que Google cuenta con un máximo de 100 participantes en reuniones. También cuenta con un almacenamiento de 30GB por usuario, compartido entre la nube y el correo. Microsoft en cambio, tiene un máximo de 300 participantes, un almacenamiento de 50GB para correo y 1TB de almacenamiento para la nube.
  • Google Business Standard vs Microsoft 365 Empresa Estándar:  Google ofrece 2TB de espacio compartido entre correo y almacenamiento en la nube. Por otro lado, Microsoft sigue ofreciendo un almacenamiento de 50GB para correo y 1TB para la nube. Además, el plan de Microsoft 365 Empresa Estándar incluye las aplicaciones de escritorio (Teams y Outlook).

Hay que tener en cuenta que Google solo nos proporciona su versión web, pudiendo trabajar de forma inmediata. A pesar de ello, requiere una formación obligatoria específica para el usuario para poder usarlo.

Microsoft, en cambio, cuenta con versión web y escritorio. Por esta razón, numerosos usuarios se decantan por esta opción, ya que están familiarizados con el uso de las aplicaciones. De esta forma, no notan apenas ningún cambio en su forma de trabajo diario, disponiendo de hasta 5 instalaciones de sus aplicaciones para un mismo usuario.

Comparación de aplicaciones que ofrecen Google Workspace y Microsoft 365
Prestaciones Google Workspace Microsoft 365
Correo, calendario, contactos, tareas Gmail, Inbox, Calendar, Task Outlook, Lists, To-Do
Documentos, presentaciones, hojas de cálculo Google Docs, Sheets, AppSheets, Slides Microsoft Word, Excel, PowerPoint
Notas, ideas Google Keep Microsoft OneNote
Diagramas Google Drawings Microsoft Visio
Almacenamiento en la nube Google Drive Microsoft OneDrive para Empresas
Chat Google Chat Microsoft Teams
Videoconferencias Google Meet Microsoft Teams
Trabajo en Grupo Google Spaces Microsoft Teams
Redes Sociales Empresariales Google Currents Yammer
Grupos Google Groups, Google Groups for Business Microsoft 365 Groups
Formularios Google Forms Microsoft Forms
Intranet Google Sites Microsoft SharePoint Online

Seguridad

En cuanto a la seguridad, ambos tienen medidas de seguridad muy parecidas, pero tenemos que ser conscientes de que no todas las licencias de Google cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos, y por ello, no nos garantiza que nuestros datos se almacenen en Europa.

La seguridad que ofrece Microsoft es una de sus grandes ventajas en el debate frente a Google Workspace, que por otro lado solo proporciona soluciones de protección contra amenazas de correo electrónico. De esta forma, Google requiere de aplicaciones externas para complementar su protección. 

Conclusión

Desde R2 Tecnio optamos por Microsoft 365  ya que, tanto a nivel de correo electrónico, como de almacenamiento, presenta claras ventajas. A su vez, está más adaptado a empresas donde todos los usuarios trabajan con un mismo equipo, ya sea Windows o Mac. 

Normalmente, Microsoft no requiere de formación para implementar todas sus funciones, por lo que hace fácil su uso para todos los trabajadores. En temas de seguridad también presenta una gran ventaja frente a Google, con herramientas que aseguran y facilitan la protección de datos.

Desde R2 Tecnio ofrecemos un servicio profesional adaptado en todo momento a nuestros clientes. Si deseas asesoramiento para decidir entre ambas opciones, no dudes en contactar con nosotros y te ayudaremos a elegir un software de productividad en base a tus necesidades. 

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