¿Qué es una centralita virtual? Características y funciones

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Cabecera ¿Qué es una centralita virtual?

Cuando nuestro negocio va incrementando el número de la plantilla se hace muy necesaria una buena organización en la comunicación interna y puede que vaya siendo el momento de instalar una centralita virtual.

Gracias a este servicio de atención podremos comunicarnos de una manera más eficiente con el resto de la estructura de la empresa y de forma externa

En este artículo conocerás más detalladamente en qué consiste la centralita virtual, qué tipos hay y sus ventajas. ¿Quieres saber cuáles son? ¡Sigue leyendo este artículo!

¿Qué es una centralita virtual?

Conocemos por centralita virtual al sistema telefónico que usa la telefonía IP (también conocido por Voice over IP, VoIP), su finalidad es realizar llamadas a través de conexión a Internet. Se trata de un software digital que se encuentra en servidores de la nube y se gestiona desde interfaces web.

Las centralitas virtuales permiten a las empresas gestionar de manera profesional sus llamadas. En la configuración de la centralita telefónica virtual se puede realizar lo siguiente: recibir llamadas, añadir números de teléfono virtuales, hacer llamadas entre extensiones para los trabajadores, grabación de las llamadas, reproducir música en espera o buzón de voz, entre otros.
Cada trabajador tiene una extensión interna de la centralita para la recepción de llamadas y su emisión. Estos tienen acceso a estadísticas de las llamadas. Se puede ver la duración, el tiempo de espera, ver el número de la persona que llama y qué agente respondió a ella.

¿Qué tipos hay?

Existen diferentes tipos de centralitas virtuales dependiendo de su empleo y todas son aptas para el formato teletrabajo:

  • Centralita Virtual básica: es la habitual en oficinas tradicionales. Cada trabajador tiene su teléfono y se suelen combinar con el ordenador para su posibilidad de teletrabajo. 
  • Centralita Virtual Móvil: es habitual en empresas donde los empleados tienen móviles de empresa. Estas pueden hacer llamadas desde líneas móviles integradas en la centralita, sin apps ni Internet. Se emplean tarifas móviles. Su uso está extendido entre empresas con trabajadores en movilidad. Esto supone un ahorro en la economía porque se evitan 
  • Centralita Virtual Multisede: es habitual para unificar a toda la empresa en el mismo sistema y simplificar las comunicaciones internas. supone un ahorro económico ya que las llamadas son gratuitas. Tienen un soporte único y cuentan con paneles de control avanzados. 

Centralita Virtual Móvil para Autónomos: está pensada para ser un único usuario que usa esto para atender a sus clientes. Se cuenta adicionalmente con número fijo y centralita completa.

¿Cómo funciona una centralita virtual?

Las llamadas de la centralita son gestionadas a través de un terminal hardware o software, fijo o inalámbrico. Cada uno tiene un número interno de identificación llamado “extensión”. Las llamadas entre estas son gratuitas

La centralita virtual tiene toda la numeración de la empresa y la información sobre cómo se gestiona cada llamada. Los números virtuales son conectados a través de Internet, en concreto, en la nube. La conexión más apropiada es la fibra óptica. No es necesario comprar ningún aparato físico ni de su mantenimiento. 

Gracias a esta telefonía avanzada se pueden configurar las llamadas entrantes y se obtiene información sobre cómo se debe gestionar la llamada recibida: la hora a la que se llama, el número de teléfono al que se ha llamado, qué opción se ha pulsado, entre otros. 

¿Qué ventajas ofrecen?

Puedes contemplar la opción de insertar las centralitas virtuales en tu empresa ya que aporta numerosos beneficios en tu negocio. A continuación, lo detallamos en la siguiente lista:

  • Es fácil de configurar y no requiere muchos esfuerzos. 
  • Su gestión lo hacen sencillo la integración de sistemas de CRM con el objetivo de tener una gestión más eficaz en cuanto a relación comercial, servicio postventa, atención al cliente o marketing. Algunos ejemplos son:  Zoho CRM, SalesForce, Britix24 CRM, AmoCRM, Planfix o Retail CRM.
  • Aumenta la calidad del servicio gracias al seguimiento de los operadores.
  • No hace falta comprar ningún equipo si se usan extensiones móviles. 
  • Es una solución ideal para cualquier empresa que desea personalizar la atención a sus clientes, no es necesario ser una gran corporación. 
  • Supone un ahorro en la instalación y el mantenimiento ya que los servicios telefónicos en la nube suponen una inversión inicial mínima: solo la compra de teléfonos IP y la contratación de un proveedor. No hay que contratar a un técnico o servicios de terceros, solo los operadores, que se encargan de estas tareas.
  • Gracias a su alojamiento en la nube se puede contar con oficinas y trabajadores en remoto desde cualquier parte del mundo.

¿Qué se necesita para tener una centralita virtual?

Ya conocemos qué es una centralita virtual, en qué consiste y cuáles son sus ventajas. Es hora de saber qué necesitamos para obtener una centralita virtual en nuestro negocio. 

  1. Tener conexión a Internet: como ya hemos comentado anteriormente, la centralita virtual está alojada en la nube, por lo que es necesario tener conexión a Internet. Lo recomendable es la fibra óptica si quieres tener mayor calidad, aunque eso dependerá de la cobertura que llegue a tu dirección. 
  2. Contar con dispositivos telefónicos: no hace falta comprar teléfonos IP ni instalar un software determinado. Solo con la aplicación en un smartphone y accediendo a un navegador en tu ordenador podrás conectarte  a la extensión de la centralita virtual. La opción más sencilla para el teletrabajo pueden ser: el teléfono IP (teléfonos que se conectan a Internet y creados para el uso de la centralita), el adaptador ATA (teléfonos convencionales que se conectan a Internet y al teléfono y convierten la señal analógica en VoIP) y el softphone (programas que emulan teléfonos y se pueden realizar llamadas desde el ordenador o el móvil, solo es necesario unos auriculares con micrófono).

No habrá más configuraciones: no hacen falta conocimientos técnicos ya que la puesta en marcha es muy sencilla e inmediata. Las extensiones no necesitan configuraciones en los dispositivos ya que solo se accede desde un navegador a un enlace e insertar usuario y clave. Esto supone una autonomía total para realizar gestiones en el panel de administrador.

Por supuesto todo esto es importante para comenzar una centralita virtual. Con el paso del tiempo la empresa deberá tener en cuenta otros aspectos para evitar problemas a futuro como el mantenimiento informático en la empresa, asegurarte de que los archivos de tu empresa están a salvo para impedir pérdidas y, por supuesto, evitar los ciberataques

Si ya te has lanzado a tener tu propia centraliza y estás pensando en contratar un mantenimiento informático para la seguridad de los equipos de tu empresa no dudes en ponerte en contacto con R2 Tecnio. ¡Estaremos encantados de ayudarte!

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